Aufbau einer einfachen Excel-Datei

Zur Konvertierung von Produktdaten mit dem DATANORM-writer in das Datenaustauschformat DATANORM sind Quelldateien in Excel/CSV und/oder Text-Dateien (rtf, doc, docx) mit einem zweckmäßigen Aufbau notwendig. Die nachfolgenden Erläuterungen sollen Ihnen den Aufbau und die Kontrolle solcher Dateien erleichtern:

Hinweis: Die Muster-Excel-Dateien mit Beispieldaten und leerer Musterdatei sowie diese Dokumentation als PDF können Sie als Zip-Archiv herunterladen.

Grundaufbau

In der ersten Zeile der Excel-Datei sollten die Spaltenüberschriften (ArtikelNr, Kurztext1, Preis) enthalten sein, möglichst mit den vorgegebenen Spaltennamen (siehe unten). Damit funktioniert dann im DATANORM-writer die Zuweisungs-Automatik (Zuweisung geht auch manuell oder mit anderen Spaltennamen). Wichtig ist auch, dass Sie vor der Erfassung der Spalten das richtige Format zuweisen:

ArtikelNr und Kurztext1 = Text;  Preis = Zahl oder Währung

Welche Artikel-Spalten gibt es?

In DATANORM gibt es nur zwei Pflichtfelder: Artikelnummer, Kurztext1 und falls ein Preis übergeben werden soll tragen Sie noch Preis, Mengeneinheit, Preiskennzeichen und Preiseinheit mit ein. Für eine einfache Datei empfehlen wir darüber hinaus noch Rabattgruppen und Hauptwarengruppen zu erfassen.

Woher kommen die Artikeldaten?

Für eine erste Version der DATANORM genügt oft der Export aus der Warenwirtschaft oder dem ERP-System. Fehlende oder falsch formatierte Spalten sollten Sie anhand der Informationen auf dieser Seite korrigieren. Auf Dauer sollte die Korrektur natürlich in der Datenquelle, d.h. in der Warenwirtschaft oder dem ERP-System erfolgen.

Falls die Daten dort entweder formal (falsche Längen) oder inhaltlich (eher für den Einkauf gedacht) nicht für die Konvertierung nach DATANORM geeignet sind, ist die manuelle Erfassung in die  erforderlich. Bitte beachten Sie dazu die Beschreibung der Artikeldaten weiter unten.

Aufbau einer Excel-Datei mit Langtext (für DATANORM 3, 4, 5)

Neben den Spalten in der einfachen Excel-Datei kommen die Spalten aus der Liste unten hinzu. Die wichtigste Erweiterung ist der Langtext (auch Ausschreibungstext genannt), der den Artikel ausführlich beschreibt (Langtext als Marketingtext) oder sogar für eine Ausschreibung genügt (Ausschreibungstext).

Hinweis: Der Langtext/Ausschreibungstext kann entweder auf 40 Zeichen Zeilenlängen oder als Fließtext erfasst werden. Fließtext wird mit Wordwrap (nach einem Wort) bei 40 Zeichen automatisch umgebrochen.

Aufbau einer Excel-Datei mit Bildverweisen (für DATANORM 5)

Ab DATANORM 5 ist auch die Integration von Bildverweisen in DATANORM möglich. Bildverweis bedeutet, dass der Artikel auf bis zu 99 Bild- oder besser Multimedia-Dateien (im DATANORM-writer Bild 1 bis 5) verweist, die neben der DATANORM-Datei liegen.

Achtung: Die Bilder müssen den DOS-Namenskonventionen genügen (z.B. Dateinamen-Länge 8.3 siehe auch wiki).

Feldnamen

Hierin sind zeilenweise (pro Artikel 1 Zeile) die kaufmännischen Daten der Artikel enthalten. Die nachfolgende Aufstellung enthält die wichtigsten Felder:
 
Legende:
Typ, Alpha = Spalte kann alphanummerische Zeichen enthalten (Zeichen und Nummern im Umfang des ASCII-Zeichensatzes > zusätzlich deutsche Umlaute (äöüÄÖÜß) aus Codepage 437 nicht erlaubt: ; [ ] { } \ | ~)

Die Spaltennamen sind nur als Mustervorlage zu sehen, der Kurztext kann auch Bezeichnung 1 lauten!

Mehr zu den DATANORM-Feldern erfahren Sie auf www.datanorm.de. Dort gibt es auch die offizielle DATANORM-Dokumentation als PDF

 

Anmerkungen

Kurztexte
Die Kurztexte bestehen aus 2x40 Zeichen, die den Artikel kurz und prägnant und eindeutig beschreiben sollen. Im Kurztext1 wird Hersteller, Produktbezeichnung, Typ und Serie aufgeführt, im Kurztext2 die technischen Daten, z.B.:

Kurztext1: Hersteller Flachheizkörper Blume 6101
Kurztext2: 1000x600x100 Abdeckung 10bar weiß

Alle darüber hinaus gehenden Informationen werden im Ausschreibungstext beschrieben (siehe unten).

Preise
In der DATANORM Artikeldatei wird in der Regel nur ein Preis (Listenpreis=Standard oder Einkaufspreis, wird über das Preiskennzeichen festgelegt) übergeben. Der andere Preis kann in einer separaten Preisdatei (DATPREIS) übergeben werden. Damit der Empfänger mit dem Preis richtig umgehen kann, ist zusätzlich die Mengeneinheit (auf welche Einheit bezieht sich der Preis, z.B. 1 Stück Rohr (3m) oder per m) und die Preiseinheit (auf welche Menge bezieht sich der Preis, hier sind bei DATANORM 3 und 4 nur 1, 10, 100 und 1000 erlaubt, bei DATANORM 5 alle ganzzahligen Werte) zu übergeben.

Listenpreis - Rabatt = Einkaufspreis

Rabattgruppen/Warengruppen
Die Gruppen sind in der Artikeldatei lediglich als Gruppennummern zu sehen und nicht als Bezeichnungen. Falls von den Marktpartnern gewünscht, können auch separate Gruppendateien mit den Bezeichnungen (bei Rabattgruppen auch mit Rabatt) erstellt werden.

Ausschreibungstext/Langtext
Alle Beschreibungen über die beiden Kurztexte hinaus werden im Ausschreibungstext (auch Langtext genannt) hinterlegt. In der Regel wird der Ausschreibungstext nicht als Ergänzung, sondern als lange Alternative für den Kurztext in den Branchenprogrammen verwandt, so dass alle Informationen, die im Kurztext stehen, auch im Ausschreibungstext stehen sollten, am Ende zudem noch die Artikelnummer für eine eindeutige Bestellinformation.
Der genaue Aufbau des Ausschreibungstextes ist von Gewerk zu Gewerk unterschiedlich und sollte mit entsprechenden Fachleuten entworfen werden.
Der Ausschreibungstext kann als Fließtext (ohne Umbruch) oder formatiert (soft oder hart) erfasst werden. Wird dann bei der Konvertierung automatisch umgebrochen!
Informationen zu separaten Textdateien finden Sie weiter unten.

 

Excel aus der Praxis

CSV- und Text-Dateien

Statt einer Excel-Datei können Sie die oben aufgeführten Daten auch in einer CSV- oder Text-Datei zur Konvertierung benutzen. Sowohl bei CSV- als auch bei Text-Dateien sind die Konventionen Ihrer installierten Excel- und Betriebssystem-Version zu beachten. Ansonsten benötigen Sie eine Schema.ini-Datei (Aufbau siehe DATANORM-writer Handbuch im KundenCenter oder bei Microsoft).

Tipp: Laden Sie sich einfach eine der obigen Beispiel-Excel-Dateien und speichern diese als CSV- oder Text-Datei. Dort können Sie dann den Aufbau und vor allem die Trennzeichen erkennen. Die Datei oben als CSV würde bei Excel 2010 mit Windows 7 (Trennzeichen auf Semikolon (;) geändert) so aussehen:

Text-Dateien (rtf, doc, docx)

Der Langtext/Ausschreibungstext für einen Artikel kann auch in einer separaten Text-Datei in den Formaten rtf, doc und docx bereitgestellt werden. Der Text sollte nicht länger als 99 Zeilen sein, kann aber bis zu 10.000 Zeilen lang sein. Die Breite ist in DATANORM auf 40 Zeichen festgelegt. Wurde der Text als Fließtext erfasst, wird bei der Konvertierung automatisch bei 40 Zeichen (Wordwrap) umgebrochen.

Möchten Sie die Umbrüche selbst steuern, so können Sie weiche oder harte Zeilenvorschübe hinterlegen (CRLF oder LF).

Der Dateiname muss mit der Artikelnummer (z.B. 4711 >> 4711.rtf) übereinstimmen. Leerzeichen und alle nicht im Dateisystem darstellbaren Zeichen müssen durch einen Unterstrich (_) ersetzt werden.

Der genaue Aufbau des Ausschreibungstextes ist von Gewerk zu Gewerk unterschiedlich und sollte mit entsprechenden Fachleuten erarbeitet werden.

Generell ist auch der Aufbau über Langtext- und Dimensionstextbausteine möglich. Bitte kontaktieren Sie uns in diesem Falle.

Hinweis: Die Muster-Excel-Dateien mit Beispieldaten und leerer Musterdatei sowie diese Dokumentation als PDF können Sie als Zip-Archiv herunterladen.